Cómo comparar precios de proveedores cuando cada lista cotiza distinto

La respuesta corta

Para comparar precios de proveedores tenés que poner todas las ofertas sobre la misma base antes de mirar cuál es más barata. En la práctica son cuatro pasos:

1. Identificá la unidad de cada precio: si es del bulto, de la caja, del kilo o de la unidad.
2. Llevá todo a la misma unidad: precio por kilo, por litro o por unidad.
3. Igualá el IVA: todas las ofertas con IVA o todas sin IVA, según tu condición.
4. Sumá las condiciones: mínimo de compra, flete, plazo de pago, entregas y merma.

Si solo querés hacer la cuenta para un producto, la calculadora de precio por kilo la resuelve sin registrarte.

El problema: cada proveedor manda su formato

Ningún mayorista arma su lista pensando en que la vas a comparar con la de otro. Uno te manda un PDF con columnas de código, descripción, envase y precio. Otro, una foto por WhatsApp. Otro, un Excel con tres columnas de precio distintas. Y aunque el producto sea el mismo, la forma de cotizarlo cambia:

• La harina viene por bolsa de 25 kg en una lista y por kilo en otra.
• El aceite aparece como bidón de 5 litros, como caja de 12 botellas o directamente por litro.
• Algunos precios incluyen IVA y otros dicen “+ IVA” en el encabezado, o en ningún lado.

Si ponés esos números uno al lado del otro sin convertirlos, la comparación no sirve: un precio de bolsa siempre parece caro al lado de un precio por kilo, y un precio por kilo parece una ganga al lado de uno por bulto. El error más caro no es elegir mal por unos pesos, sino confundir bulto con kilo y creer que un proveedor es cinco o veinticinco veces más barato de lo que es.

Paso 1: identificar la unidad de cada precio

Antes de hacer cualquier cuenta, fijate a qué corresponde cada precio. Las listas mayoristas suelen dar señales, aunque no siempre las mismas.

Señales en la descripción del producto

• X 25 KG, X 5 LTS, X 500GR: indican el contenido del envase. Ojo, que el tamaño esté escrito no dice si el precio es del envase o del kilo.
• CJ X 12, PACK 6, X 196 U: el producto viene en caja o pack. El precio suele ser de la caja entera, no de cada unidad.
• PACK 200 X 8CC: un multipack. El contenido total es 200 × 8 cc = 1,6 litros.
• Números sin unidad, como un código de artículo en medio del nombre, no son un tamaño. Tampoco lo es “24 meses” en un queso: es la maduración.

Señales en la columna de envase o presentación

Muchas listas mayoristas tienen una columna que dice cómo se cotiza cada fila:

• KG o LTS: el precio es por kilo o por litro.
• BOL, CAJ, PAQ, LAT, FCO, POT, BOT: el precio es por envase (bolsa, caja, paquete, lata, frasco, pote, botella). El tamaño lo sacás del nombre.

Cuando no hay señales: la prueba de la división

Si la lista no aclara nada, dividí el precio por el tamaño del envase y preguntate si el resultado tiene sentido. Una misma lista puede cotizar el azúcar y el dulce de leche por kilo y la harina, la sal y el aceite por bulto, así que conviene revisar producto por producto y no suponer que toda la lista sigue el mismo criterio.

Paso 2: llevar todo a la misma unidad

Con la unidad identificada, convertí cada oferta a precio por kilo, por litro o por unidad. La cuenta es siempre la misma:

precio por unidad = precio del envase ÷ (cantidad de unidades × contenido de cada una)

Si el envase es uno solo, la cantidad es 1. Pasá los gramos a kilos y los mililitros o cc a litros antes de dividir: 500 g son 0,5 kg y 900 ml son 0,9 L.

Ejemplo: los nombres y los precios son ilustrativos, no datos de mercado.

Mirando solo la columna de precios, el Proveedor C parecía el más barato por lejos y el B el más caro. Convertidos, las tres ofertas quedan a menos de un 6% de distancia. Y si hubieras leído los $ 3.500 del Proveedor C como precio de la botella de 1,5 L, habrías calculado $ 2.333 por litro: un error que te hace elegir con un número que no existe.

Esta conversión, con varias ofertas y la merma opcional, es exactamente lo que hace la calculadora de precio por kilo y por litro.

Paso 3: poner el IVA sobre la misma base

Un precio “+ IVA” y uno final no se pueden comparar directamente. La alícuota general es del 21% y algunos alimentos tienen una reducida del 10,5%; la que corresponde a cada producto figura en la factura. Qué base usar depende, en general, de tu condición frente al IVA:

• Responsable inscripto: el IVA discriminado en la factura A puede computarse como crédito fiscal, así que lo habitual es comparar precios sin IVA. Ojo con los proveedores monotributistas: su factura no discrimina IVA, y ese precio es tu costo completo.
• Monotributista: no podés descontar el IVA que pagás, así que para vos es costo. Lo habitual es comparar precios con IVA incluido.

Paso 4: mirar más allá del precio

Con el precio por unidad sobre la misma base ya sabés quién es más barato en lista. Todavía no sabés quién te sale más barato. Antes de decidir, revisá:

• Mínimo de compra. Si para acceder a ese precio tenés que comprar el doble de lo que usás, parte de la mercadería se inmoviliza o se vence.
• Flete. Si el envío se cobra aparte, sumalo al total del pedido y dividí por los kilos que recibís: (total + flete) ÷ kg totales.
• Plazo de pago. Pagar a 30 días no es lo mismo que pagar contra entrega, sobre todo cuando los precios suben todos los meses.
• Frecuencia de entrega. Un proveedor que entrega una vez por semana te obliga a tener más stock que uno que entrega cada dos días.
• Calidad y merma. Si una verdura trae más desperdicio, el kilo útil sale más caro. Se ajusta así:

costo por kilo útil = precio por kilo ÷ (1 − merma)

Ejemplo: un tomate a $ 1.000/kg con 10% de merma cuesta $ 1.111,11 por kilo aprovechable. Uno a $ 1.050/kg con 3% de merma, $ 1.082,47. El más caro en lista termina siendo el más barato en el plato. Ese costo real es el que después entra en el cálculo del CMV de tu negocio.

Comparador rápido de 2 ofertas

Para una duda puntual, cargá dos ofertas del mismo producto. El comparador pasa las dos a precio por kilo, litro o unidad, con y sin IVA.

Cómo hacerlo con muchas listas: planilla o herramienta

Con dos proveedores y diez productos, una planilla alcanza. Armala con estas columnas: producto, proveedor, precio, unidad de venta (bulto, caja, kilo), unidades por envase, contenido, IVA incluido o no, y una columna calculada con el precio por unidad. Ordenás por producto y ves quién conviene.

Planilla modelo para comparar proveedores

Podés copiar esta tabla en Excel o en Google Sheets. La fila 1 son los encabezados (columnas A a I) y cada fila siguiente es una oferta. Cargá el contenido ya pasado a kilos, litros o unidades (900 ml son 0,9 L) y, en la columna D, escribí exactamente una de estas tres opciones: Envase completo, Cada unidad o Cada kg, L o u.

Ejemplo: los nombres y los precios son ilustrativos, no datos de mercado. Los precios sin IVA se llevan a final con el 21%.

La columna I es la única con fórmula. En la celda I2, con la configuración regional de Argentina (separador ; y coma decimal), escribí:

=SI(D2="Envase completo";C2/(E2*F2);SI(D2="Cada unidad";C2/F2;C2))*SI(H2="Sí";1;1,21)

Después arrastrala hacia abajo para el resto de las filas. Si tu Excel o tu Google Sheets está en inglés, la función se llama IF en lugar de SI. Si el producto tiene IVA del 10,5%, cambiá 1,21 por 1,105. La planilla compara con IVA incluido. Si te corresponde comparar sin IVA (ver el paso 3), cargá en la columna C el precio sin el IVA que podés computar y reemplazá el último SI(…) por 1. Qué base usar en tu caso, confirmalo con tu contador.

El problema aparece cuando son cinco proveedores con cientos de productos cada uno y listas que cambian seguido. Cada actualización implica copiar filas desde un PDF o una foto, revisar otra vez si cada precio es del bulto o del kilo y rehacer las fórmulas. La cuenta no es difícil; lo que no escala es la carga.

Qué hace ProveLink en ese caso

ProveLink está pensado para ese paso. Subís la lista como te llegó, en PDF, foto, Excel o CSV, y el sistema decide si cada precio es del bulto o del kilo producto por producto: pesan la forma en que está escrita la lista, cómo se relacionan las filas entre sí y cuánto suele salir ese producto. Los precios se convierten a kilo, litro o unidad.

• Antes de guardar podés revisar, editar o borrar cada fila, y cambiar un ítem entre bulto y kilo con un clic. Esa corrección queda aprendida para ese proveedor.
• Cuando no alcanza para decidir, no adivina: el precio se muestra tal como vino. La lectura automática puede equivocarse, así que conviene revisar antes de comprar.
• En Armar pedido buscás un producto y ves el precio del envase de cada proveedor y, debajo, el precio por kilo o litro.
• Una lista de mil filas tarda unos minutos en leerse. Podés cerrar el cuadro de carga, pero no la pestaña.

El IVA y las condiciones comerciales (mínimo, flete, plazo) siguen siendo parte de tu criterio: conviene tenerlas presentes al elegir, como explican el paso 3 y el paso 4.

Errores comunes al comparar listas de precios

• Leer el precio del bulto como precio por kilo. Por ejemplo, una bolsa de azúcar de 25 kg a $ 32.000 no es azúcar a $ 32.000 el kilo, sino a $ 1.280. Es el error que más distorsiona la comparación.
• Tomar el precio de una caja como el de una unidad. Una caja de porciones individuales cotiza el total de la caja.
• Mezclar precios con y sin IVA. Un 21% de diferencia alcanza para invertir el resultado.
• Suponer que toda la lista cotiza igual. En una misma lista puede haber productos por kilo y productos por bulto.
• Comparar envases de tamaños muy distintos sin pensarlo. Un envase chico puede salir varias veces más caro por kilo que el formato mayorista; no es un error de la lista, es el precio del formato.
• Olvidar flete, mínimo y merma. El precio de lista es el punto de partida, no el costo final.
• Comparar con una lista vieja. Si la lista de un proveedor tiene semanas y la del otro es de ayer, la comparación está sesgada.

Preguntas frecuentes